Tổ chức lễ khai trương

Tổ chức khai trương là một hoạt động đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp, tổ chức. Một khởi đầu tốt sẽ đem đến cho khách hàng sự ấn tượng, thích thú với cửa hàng của bạn. 

1. Lễ khai trương là gì?

Tổ chức sự kiện khai trương (grand opening) là một trong những sự kiện quan trọng đánh dấu sự thành lập, ra mắt cửa hàng, công ty, thương hiệu. Trong lễ khai trương thường có múa lân để xua đuổi những điều xấu và cắt băng khai trương đem lại may mắn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, tính truyền thông của sự kiện này rất mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tiếp cận và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng.

2. Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương

Ngày nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp tin vào tử vi để tổ chức lễ khai trương. Dưới đây là cách triển khai buổi lễ hợp phong thủy mà bạn nên biết:

2.1 Chọn ngày khai trương theo tuổi

Theo phòng thủy, lựa chọn ngày khai trương là một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến buổi lễ cũng như việc kinh doanh sau này. Do đó, bạn cần phải chọn được ngày tốt và phù hợp với phong thủy để tổ chức khai trương. Bạn có thể tra cứu trên lịch, internet và thực hiện các bước sau:

• Khi tìm kiếm cần tránh những ngày xấu như “Tam nương” – ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch.
• Ngày không được xung khắc với bản mệnh.
• Căn cứ vào các sao tốt – xấu mà lựa chọn ngày phải có nhiều sao Đại Cát. Bên cạnh đó, bạn nên tránh các ngày có sao Đại Hung.
• Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
• Cân nhắc xem các ngày đó có phải là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo.
• Thông thường, bạn nên chọn các ngày chẵn như 2, 4, 6, 8… để tổ chức lễ khai trương cửa hàng bởi những ngày này mang ý nghĩa của sự đầy đủ, trọn vẹn.

Chọn ngày tổ chức sự kiện hợp phong thủy (Ảnh minh họa)

2.1 Chọn thời gian khai trương

Bên cạnh việc chọn ngày khai trương, bạn cũng cần chọn giờ lành để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Thông thường, trong 1 ngày sẽ có các khung giờ hoàng đạo, thích hợp cho việc tổ chức sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương, khánh thành… Do đó, bạn nên chú ý chọn lựa thời gian thích hợp để vừa đảm bảo khung giờ thích hợp cho các khách mời tham gia và vừa hợp phong thủy để có khởi đầu tốt đẹp.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức sự kiện khai trương

3.1 Quy mô tổ chức buổi khai trương

Việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc một phần vào quy mô buổi khai trương. Đối với một buổi khai trương cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, sự kiện có thể chỉ cần diễn ra trong 1 ngày hoặc 1 buổi và mất khoảng 1 hoặc 2 tuần để lên kế hoạch. Còn với các sự kiện có quy mô lớn, khai trương các tập đoàn quốc tế thì buổi lễ có thể diễn ra trong 2 – 3 ngày và có thể mất đến 2 tháng để chuẩn bị và lên kịch bản chi tiết.

3.2 Đối tượng khách mời tham dự

Muốn chọn được thời gian tổ chức sự kiện khai trương phù hợp thì việc đầu tiên bạn cần làm là xác định khách mời. Nếu khách mời là nhóm người làm nghề tự do thì bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn cho thời điểm tổ chức sự kiện. Còn nếu khách mời làm việc theo giờ hành chính thì bạn nên tổ chức sự kiện khai trương vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần.

3.3 Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Nếu chỉ muốn tổ chức lễ khai trương trong nội bộ cùng các đối tác, bạn bè thì bạn nên tổ chức ngay tại cửa hàng, doanh nghiệp. Còn nếu bạn muốn quảng bá cửa hàng rộng rãi đến công chúng thì nên lựa chọn tổ chức chương trình khai trương tại các địa điểm công cộng vào ban ngày.

3.4 Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương

Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện cũng có ảnh hưởng trực tiếp việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ khai trương. Bởi, buổi lễ cần thu hút sự chú ý của nhiều khách mời, do đó, lựa chọn thời điểm thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần kết hợp với những tiết mục văn nghệ độc đáo, cuốn hút.

4. Các dịch vụ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

4.1 Tổ chức khai trương cửa hàng

Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng thường được lựa chọn cho các doanh nghiệp, đơn vị, cửa hàng nhỏ hoặc vừa với mục đích thông báo cho khách hàng về sự có mặt của họ trên thị trường. Buổi lễ này sẽ bao gồm các hoạt động như trang trí, dựng backdrop cho buổi khai trương, văn nghệ, MC dẫn chương trình và mini game cũng như các banner giới thiệu về chương trình khuyến mãi nhân dịp khai trương.

4.2 Tổ chức khai trương siêu thị

Đối với các siêu thị, chi nhánh siêu thị mới mở, tổ chức khai trương sẽ đặc biệt được chú trọng và truyền thông rộng rãi đến công chúng trước khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, tổ chức khai trương siêu thị cần chuẩn bị thêm các trò chơi bốc thăm trúng thưởng, chuẩn bị bộ cắt băng khai trương, thiết kế backdrop, băng rôn, cờ phướn… Ngoài ra, chi tiết về kế hoạch, nhân sự, thiết bị sẽ do đơn vị tổ chức chuẩn bị chi tiết.

4.3 Tổ chức khai trương nhà hàng

Để tổ chức khai trương nhà hàng thành công, bạn cần nắm rõ các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương. Đó có thể là những chương trình khuyến mãi về giá món ăn, món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn, check in tại cửa hàng nhận chiết khấu… Thêm vào đó, bạn còn phải thực hiện các công việc như truyền thông sự kiện để thu hút khách hàng, mời ca sĩ, đội văn nghệ, lân sư rồng đến biểu diễn…

Bởi sự kiện mang tính đánh dấu, ra mắt với khách hàng, thị trường nên cần để lại ấn tượng tốt. Do đó, cách tốt nhất là thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để thực hiện từ A-Z chương trình cho bạn.

4.4 Tổ chức khai trương showroom

Thêm 1 loại hình nữa cũng cần đến dịch vụ tổ chức lễ khai trương đó là các showroom, cửa hàng trưng bày. Tùy vào quy mô, tính chất của showroom mà bạn có thể yêu cầu các gói khai trương khác nhau cũng như đưa ra các đặc điểm riêng. Tuy nhiên, cách thức tổ chức và quy trình cũng sẽ gồm đầy đủ các bước cơ bản của một buổi lễ khai trương.

4.5 Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty

Tổ chức khai trương văn phòng, công ty thường là một buổi lễ khai trương nhỏ và là một dip để quảng bá thương hiệu, độ phủ của doanh nghiệp. Thông thường, chuẩn bị khai trương công ty, văn phòng cần có bàn ghế, đồ trang trí, đồ ăn, thức uống, đồ cúng, bảng hiệu, các ấn phẩm truyền thông… và cũng cần thực hiện chạy quảng cáo, marketing.

Hơn nữa, phần lên kế hoạch và dựng chương trình là vô cùng quan trọng. Do đó, Sao Việt MEDIA sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng cũng như tham khảo ý kiến để đưa ra các gợi ý cho khách lựa chọn.

5. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói

Thông qua việc tổ chức khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Tuy nhiên để thực được một buổi tổ chức lễ khai trương thành công, bạn cần phải tổ chức theo quy trình sau đây:

5.1 Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề

Dựa vào mục đích của buổi tổ chức, đối tượng khách hàng, số lượng khách mời… mà bạn phải lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp. Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được mục tiêu để thu hút sự quan tâm của người tham dự, đồng thời quảng bá được thương hiệu.

5.2 Lên kế hoạch chi tiết (timeline)

Chuẩn bị mẫu kế hoạch khai trương chi tiết sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công. Để lên timeline tốt, bạn cần căn cứ vào kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp đã đề ra, từ đó xây dựng hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp và chính xác nhất.

5.3 Lên nội dung chương trình

Lên nội dung chương trình cho buổi lễ khai trương chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp có được hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Để làm được điều này, bạn cần phải xây dựng nội dung một cách độc đáo, ấn tượng và đặc sắc nhất. Ví dụ như bạn có thể đan xen trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp để giúp khách hàng nhớ tới buổi khai trương hơn.

5.4 Chuẩn bị các vật dụng cho buổi lễ

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng sau:

• Chuẩn bị và làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hóa và du lịch.
• Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời.
• Vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức cũng như các hạng mục cần trang trí.
• Lên danh sách khách mời.
• Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ.

5.5 Tiến hành lễ khai trương

Để tiến hành lễ khai trương, bạn cần làm những việc sau đây:

• Setup trang trí
• Trang trí khu vực bên ngoài như treo cờ, banner…
• Hoàn thiện khu vực cổng chào.
• Khu vực tổ chức: Đa số thường được lắp đặt nhà bạt, trải thảm, sân khấu…
• Trang trí và chuẩn bị cho khu vực tiệc.
• Dọn dẹp vệ sinh.
• Tiến hành nội dung của buổi lễ.

Các tiếp tân phải là người có kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc xử lý tình huống. Bên cạnh đó, họ còn phải nhanh nhẹn và có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục của doanh nghiệp để đón khách. Tiếp theo, buổi lễ sẽ được diễn ra với trình tự như sau:

• Mở đầu buổi lễ là một màn múa lân và rồng.
• Các tiết mục và trò chơi phải độc đáo và hấp dẫn.
• Giới thiệu mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.
• Giới thiệu các đại biểu và mời chủ doanh nghiệp lên phát biểu.
• Tiếp tục thực hiện các nghi thức khai trương như cắt băng khánh thành.
• Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).

5.6 Kết thúc lễ khai trương

Sau khi kết thúc lễ khai trương, bạn cần dọn dẹp vệ sinh khu tổ chức, các thiết bị để trả mặt bằng cho doanh nghiệp và địa phương. Qua tất cả các quy trình trên, bạn có thể biết được một đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói sẽ bao gồm các công việc như lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch…

6. Những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương

Khi lên nội dung tổ chức khai trương, bạn cần phải đảm bảo liệt kê đầy đủ các yêu cầu, công việc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương mà bạn cần ghi nhớ.

6.1 Trang thiết bị cần phải có

Tùy thuộc vào quy mô của buổi lễ khai trương mà số lượng các trang thiết bị có thể thay đổi. Thế nhưng về cơ bản, mọi sự kiện đều cần phải có các trang thiết bị sau:

• Âm thanh, ánh sáng.
• Sân khấu, backdrop banner, standee và băng rôn.
• Bàn ghế của khách VIP và đại biểu, mẫu nơ áo ghế.
• Bục phát biểu, hoa cài, lẵng hoa chúc mừng.
• Khung nhà giàn, ô che mưa và nắng theo thời tiết ngày tổ chức.
• Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay.
• Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa, cây sưởi theo mùa.
• Rối hơi, cổng chào hơi hoặc cổng chào formex.
• Thảm đỏ, sân khấu.
• Thiết bị trình chiếu.
• Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho khách VIP.
• Pháo điện để tạo điểm nhất khi cắt băng khai trương.

6.2 Đội ngũ nhân sự

Nhân sự là một trong những hạng mục quan trọng nhất khi tổ chức khai trương trọn gói. Tuy nhiên, số lượng người ít hay nhiều còn tùy thuộc vào quy mô buổi lễ. Về cơ bản, đội ngũ nhân sự gồm có:

• MC nam hoặc nữ.
• Nhóm nhảy, ca sĩ, tiếp tân và người mẫu.
• Thợ chụp ảnh, quay phim.
• Đội múa lân sư rồng.
• Nhóm múa trống hội.

6.3 Buổi tiệc nhẹ đơn giản, sang trọng

Việc thêm buổi tiệc nhẹ vào sự kiện khai trương sẽ giúp doanh nghiệp mang lại ấn tượng tốt cho người tham gia. Các buổi tiệc nhẹ có thể là tiệc trà, buffet mặn để chiêu đãi những vị khách và đối tác trong buổi lễ.

• Tiệc trà phù hợp với những doanh nghiệp yêu thích sự nhẹ nhàng mà lại sang trọng.
• Tiệc mặn cũng là một lựa chọn không tệ nếu bạn muốn kết nối, trao đổi với khách hàng và đối tác.
• Rượu vang cũng là một thức uống sang trọng, phù hợp với tổ chức khai trương.

7. Kinh nghiệm tổ chức khai trương trọn gói thành công

Để có buổi khai trương thành công thì việc nắm chắc các quy trình là chưa đủ. Do đó, bạn cần phải trau dồi cũng như học hỏi các chuyên gia về những kinh nghiêm tổ chức sự kiện. Dưới đây là các kinh nghiệm  mà bạn có thể tham khảo:

7.1 Đặt mục tiêu buổi lễ chi tiết

Một buổi lễ khai trương thành công sẽ luôn có mục tiêu rõ tổ chức rõ ràng. Bởi có mục tiêu sẽ giúp bạn cố gắng nỗ lực hơn rất nhiều. Việc liệt kê, đặt ra những con số chi tiết sẽ giúp bạn ước lượng, dự trữ được lượng hàng nhập vào và bán ra. Ngoài ra, đặt mục tiêu còn giúp bạn kiểm soát được số điện thoại khách hàng tiềm năng, tăng độ nhận diện thương hiệu.

7.2 Thu hút bằng nhiều minigame, bữa tiệc

Chiêu đãi thức ăn, đồ uống miễn phí hoặc tặng quà là một trong những cách thu hút khách hàng trong ngày khai trương. Đây sẽ là một việc làm hết sức hợp lý nếu cửa hàng của bạn là một quán ăn, tiệm bánh, mọi người sẽ tham gia một cách nhiệt tình.

Để buổi lễ khai trương không bị nhàm chán, bạn nên tổ chức các minigame để tặng quà khách hàng: Quay số, rút thăm trúng thưởng… Ngoài ra, bạn có thể tặng các món quà nhỏ như móc khóa, bóng bay có logo doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp lan truyền thương hiệu cửa hàng và tạo ấn tượng mạnh trong lòng người tham gia.

7.3 Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị

Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị sẽ giúp bạn tránh được những sai sót cũng như rủi ro khi thực hiện khai trương cửa hàng, doanh nghiệp. Lưu ý, bạn cần chuẩn bị những thứ sau từ sớm:

• Liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện khai trương (nếu thuê dịch vụ).
• Chuẩn bị sớm các món quà, đồ ăn, thức uống theo timeline đã liệt kê.

7.4 Giấy mời tham dự

Theo các chuyên gia, một tấm thiệp mời đẹp cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của buổi khai trương. Các nội dung trong giấy mời phải ngắn gọn, đầy đủ và súc tích. Điều đó sẽ làm khách hàng có ấn tượng tốt với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thiệp mời cần phải được thiết kế độc đáo, cô đọng để thu hút sự chú ý của khách mời trước buổi khai trương.

7.5 Sử dụng ngân sách hợp lý

Theo lời khuyên của các chuyên gia, doanh nghiệp nên sử dụng 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho buổi lễ khai trương. Chi phí này vừa đủ cho việc tiếp thị trong sự kiện cũng như trong thời gian hoạt động sau này. Bên cạnh đó, bạn cần phải sử dụng ngân sách một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế của cửa hàng.