Lễ khởi công là gì?

Lễ Khởi Công là sự kiện được tổ chức trước khi bắt đầu thi công một dự án xây dựng nào đó, có thể là dự án nhà thầu hay đường xá,… Buổi lễ này diễn ra mang những ý nghĩa như sau:

• Đánh dấu ngày bắt đầu dự án được thi công
• Là lời thông báo chính thức đến các ban ngành, tổ chức, các nhà đầu tư, đối tác
• Thông qua buổi lễ để triển khai các công việc sắp tới
• Làm lễ cầu may mắn cho dự án diễn ra thành công

Với những ý nghĩa này, buổi lễ Khởi Công mang đến một vai trò quan trọng, là cơ hội để thể hiện sức ảnh hưởng, tầm vóc cũng như xây dựng hình ảnh công ty xây dựng đến với mọi người. Nếu bạn là người được giao cho nhiệm vụ thực hiện tổ chức buổi lễ Khởi Công thì hãy thật chú ý đến khâu chuẩn bị.

Và nếu bạn vẫn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu, vậy thì hãy để VietPower hỗ trợ bạn nhé. Tiế dưới đây sẽ là những điều quan trọng nhất mà bạn cần chú ý, hãy đánh dấu lại và bắt tay thực hiện thôi.

Tổ chức lễ khởi công cần những gì?

Không giống với những buổi lễ hay sự kiện thông thường của doanh nghiệp, lễ Khởi Công liên quan nhiều đến luật xây dựng, trong đó, công ty chủ thầu cần đáp ứng được các điều kiện đã ban hành. Cùng với đó, người trong ban tổ chức cần lên danh sách đầy đủ những việc cần làm để tránh thiếu sót, bỏ lỡ những bước quan trọng không thể thiếu của lễ Khởi Công.

Cụ thể, bến phía nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ những vấn đề sau khi muốn tổ chức lễ Khởi Công:

Chuẩn bị giấy tờ theo quy định 

Theo bộ luật xây dựng, chủ thầu cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau thì mới được phép tổ chức lễ khởi công:

• Chủ thầu cần được cấp giấy phép xây dựng từ cơ quan chức năng có thẩm quyền
• Mặt bằng xây dựng phải được bàn giao toàn bộ hoặc từng phần cho chủ đầu tư hoặc nhà thầu 
• Cần có bản hợp đồng thi công công trình giữa chủ đầu tư và nhà thầu
• Chứng minh có đủ nguồn vốn để đảm bảo tiến độ công trình và đã được phê duyệt
• Có bản vẽ thiết kế công trình theo từng hạng mục đầy đủ và đã được xét duyệt
• Đáp ứng đầy đủ các biện pháp bảo vệ môi trường trong quá trình xây dựng
• Đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị, bảo hộ an toàn xây dựng theo quy định

Xác định quy mô tổ chức

Tổ chức lễ Khởi Công là một trong những hình thức quảng bá công ty xây dựng cực kỳ hiệu quả, qua đó, các đối tác tiềm năng, người dân sẽ đánh giá được sự chuyên nghiệp của nhà thầu. Chính vì vậy, không gì bằng việc đầu tư cho buổi lễ này thật hoành tráng, với quy mô tương xứng với giá trị dự án.

Ngoài ra, việc xác định quy mô tổ chức sẽ giúp bạn lên một kịch bản phù hợp nhất. Nếu công ty chỉ muốn tổ chức buổi lễ nhỏ và vừa thì nên cắt bớt một số tiết mục để thu gọn thời gian, chi phí. Ngược lại, với quy mô tổ chức lớn, bạn lại phải lên kế hoạch chi tiết, không được bỏ sót bất kỳ mục quan trọng nào.

Lên danh sách khách mời

Khách mời là nhân tố quan trọng, góp phần lớn vào sự thành công của buổi lễ, do vậy, bạn cần lên một danh sách cụ thể từng người tham gia. Cùng với đó, liên hệ và xác nhận số lượng người chắc chắn đến để setup địa điểm thích hợp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Thông thường, lễ khởi công sẽ được tổ chức ngoài trời, tại địa điểm gần nơi thi công. Tuy nhiên, tùy vào dự án xây dựng thuộc lĩnh vực nào mà bạn có thể thay đổi địa điểm cho phù hợp. 

Nơi tổ chức cần phải đảm bảo được các tiêu chí:

• Rộng rãi, có khu vực phù hợp để đặt sân khấu
• Có bãi gửi xe cho khách mời
• Có đầy đủ diện tích để đặt ghế ngồi và không gian cho các hoạt động của buổi lễ
• Có khu vệ sinh lưu động

Chuẩn bị trang thiết bị cần sử dụng trong buổi lễ

Tổ chức Lễ Khởi Công cần chuẩn bị những dụng cụ cơ bản như sau:

• Hệ thống giàn, khung để dựng phông bạt, mái che
• Bục sân khấu, thảm đỏ, các đồ dùng trang trí trên sân khấu và các tiết mục trong buổi lễ
• Hệ thống ấm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu
• Bàn, ghế cho khách mời ngồi tham dự buổi lễ
• Các dụng cụ cần cho chương trình làm lễ khởi công như: hộc xúc khởi công, xẻng, găng tay, mũ bảo hộ, khay đựng,…
• Trà, nước và bánh kẹo cho khách mời tham dự
• Mâm cơm cúng
• Các dụng cụ cho tiết mục văn nghệ biểu diễn

Phác thảo kịch bản lễ Khởi Công

Với lễ khởi công, bạn sẽ không phải đặt quá nhiều gánh nặng về ý tưởng, sự sáng tạo về nội dung. Thay vào đó, người tổ chức cần chú trọng đến sự chuyên nghiệp trong khâu dẫn dắt các tiết mục, làm đầy đủ các thủ tục, quản lý thời gian buổi lễ. 

Trong đó, với một buổi lễ Khởi Công cơ bản sẽ phải bao gồm các nội dung 3 phần chính:

• Phần khai mạc
• Phần nghi lễ
• Phần kết thúc

Hãy đảm bảo bạn sẽ chuẩn bị đầy đủ tất cả các yếu tố này một cách hoàn hảo, có như vậy, ở những khâu tiếp theo công việc sẽ rất nhẹ nhàng và trơn tru.

Kế hoạch tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp

Sau khi đã lên hoàn tất khâu chuẩn bị, bây giờ bạn hãy bắt tay vào thực hiện tiện hành kế hoạch tổ chức lễ khởi công. Để đảm bảo cho buổi lễ diễn ra chuyên nghiệp bạn hãy tiến hành từng đầu việc theo thứ tự như sau:

Chuẩn bị trước ngày lễ khởi công

Giai đoạn này bạn cần tiến hành trước ít nhất từ 1 tháng theo ngày dự định diễn ra buổi lễ. Trong thời gian này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ, các đồ dùng và những ấn phẩm in ấn theo danh sách có sẵn. Cụ thể các đầu công việc bao gồm:

• In thiệp mời
• Thiết kế và in ấn các ấn phẩm dùng trong lễ khởi công như: Banner, băng rôn, backdrop,…
• Liên hệ với các đối tác tổ chức sự kiện để được hỗ trợ về hệ thống âm thanh, ánh sáng, các thiết bị cần thiết 
• Chuẩn bị nguồn lực nhân sự chạy sự kiện: MC, đội tiếp tân, đội ngũ hỗ trợ trên sân khấu, ban hậu cần,…
• Lên kịch bản chương trình lễ khởi công chi tiết và lời dẫn cho MC

Set up trang trí và thi công địa điểm tổ chức

Vì hầu hết các địa điểm tổ chức lễ khởi công thường diễn ra ngoài trời, gần với khu tiến hành dự án nên có rất nhiều việc phải làm. Do vậy, bạn hãy đến khảo sát địa điểm trước ngày diễn ra buổi lễ trước ít nhất 1 tháng để lên bản vẽ thiết kế thi công sân khấu, vị trí chỗ ngồi cho khách mời chi tiết.

Sau đó, dành thời gian trước ít nhất 2 ngày để tổng vệ sinh địa điểm, trang trí cho từng khu vực:

Khu vực cổng vào

• Lắp đặt cổng chào bằng hơi, trải thảm đỏ tại lối đi dẫn vào sảnh chính sân khấu
• Bố trí các chậu cây, hàng rào tại khu vực đường đi, treo băng rôn, banner quanh khu vực cổng chào và quanh khu vực tổ chức
• Bạn cần sắp xếp vị trí tiếp đón, check – in và đeo hoa cho khách mời

Khu vực sân khấu

• Sân khấu là khu vực chính để tổ chức buổi lễ, cần có bục cao, treo backdrop, thảm trải và bố trí bóng bay, giỏ hoa trang trí xung quanh
• Ngay bên dưới sân khấu bạn cần chuẩn bị khay đựng cát để chuẩn bị cho lễ khởi công động thổ

Khu vực chỗ ngồi

• Chuẩn bị đầy đủ ghế ngồi cho khách mời, có vị trí và bàn dành riêng cho đại biểu, ghế và bàn cần có bọc
• Phần nền đất cần trải thảm nếu không đảm bảo vệ sinh, thẩm mỹ, hay là nền đất
• Nếu bạn tổ chức lễ khởi công vào mùa mưa thì nên chuẩn bị sẵn khung rạp cho khu vực tổ chức buổi lễ để phòng trường hợp thời tiết xấu

Timeline chương trình

Người lên kịch bản chương trình phải đảm nhiệm việc phân bổ thời gian giữa các phần nghi sao cho hợp lý. Thông thường, thời gian tổ chức sẽ diễn ra vào buổi sáng hoặc buổi chiều để nếu có chương trình dùng tiệc sẽ tham gia vào bữa tiệc trưa hoặc bữa tối.

Phần Opening

Chương trình mất nhiều thời gian nhất chính là đón khách, ở mục này, người tiếp đón cần điều phối khách mời nhanh chóng tiền vào khu vực chính để chuẩn bị. Để làm được việc này, ban tổ chức cần bố trí ít nhất 2 người tại khu vực này. Một người lấy thông tin và một người gắn hoa, chỉ đường. 

Bạn nên ghi rõ thời gian bắt đầu tiếp đón khách và thời gian bắt đầu buổi lễ diễn ra trong thiệp mời để người tham dự chủ động được thời gian. Chỉ cho phép đón khách trong một khung giờ nhất định, nhiều nhất là 1 tiếng đồng hồ.

Tại tiết mục mở màn, bạn có thể chọn biểu diễn múa lân để khai mạc chương trình, thời gian cho múa lân khoảng 10 phút. 

Sau đó sẽ đến các vần giới thiệu và khai mạc buổi lễ.

Phần nghi lễ

Với từng phần trong nghi lễ cần dự trù thời gian cụ thể và thông báo cho các nhân vật có bài phát biểu về thời lượng trước thời gian buổi lễ trước ít nhất 1 ngày.

Căn tổng thời gian tổ chức phần nghi lễ hoàn thành trước giờ bữa tiệc.

Phân chia công việc

Người tổng phụ trách cần chia các đầu việc rõ ràng cho từng bộ phận và tổng duyệt chương trình trước ngày diễn ra lễ Khởi Công ít nhất 1 ngày.

Cách tổ chức lễ khởi công tốt nhất

Để buổi lễ Khởi Công diễn ra thuận lợi, trơn tru theo đúng dự định bạn cần lên kịch bản thật chi tiết và tổng duyệt chương trình trước ít nhất 1 ngày. Dưới đây là cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp do VietPower thực hiện cho các dự án Khởi Công lớn bạn có thể tham khảo:

1. 7h00 – 8h00: Đón khách

2. 8h00 – 8h10: Biểu diễn chương trình khai mạc

3. 8h10 – 9h45: Các bài phát biểu

• MC giới thiệu chương trình, phát biểu mục đích của buổi lễ khởi công 
• Giới thiệu các khách mời quan trọng tham gia buổi lễ
• Mc giới thiệu đại diện bên chủ đầu tư đến lên đọc diễn văn và có lời phát biểu khai mạc lễ khởi công
• MC giới thiệu đại biểu bên đơn vị thi công lên phát biểu
• MC giới thiệu đại biểu bên đơn bị thành viên phát biểu
• MC giới thiệu đại diện khách mời phát biểu

4. 9h45 – 10h: Chương trình văn nghệ

5. 10h – 10h30: Tiến hành nghi lễ khởi công động thổ và tiến hành lễ cúng (nếu có)

6. 10h30 – 10h45: Tham quan khu vực khởi công hoặc trình chiếu bản vẽ, kế hoạch thi công

7. 10h45 – 11h45: Tổ chức bữa tiệc (nếu có) hoặc gửi tặng các món quà cho khách mời

8. 11h45: Phát biểu kết thúc chương trình