Tổ chức lễ khánh thành

Tổ chức Lễ khánh thành là dấu mốc quan trọng đánh dấu bước khởi đầu các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp. Thông qua buổi lễ này, doanh nghiệp không chỉ khẳng định một tương lai vững chắc mà còn khẳng định đẳng cấp và vị thế quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác. Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội để các công ty quảng bá tên tuổi và uy tín của mình trên thương trường.

Lễ khánh thành là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp. Do vậy, chúng ta phải nắm rõ ý nghĩa của buổi lễ và các quy trình tổ chức lễ khánh thành để sự kiện diễn ra thành công, mang lại dấu ấn đặc biệt cho doanh nghiệp.

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp xây dựng. Nếu như lễ khởi công, lễ động thổ là sự kiện diễn ra trước một dự án xây dựng nhà máy hay công trình nào đó thì lễ khánh thành là buổi lễ trọng đại đánh dấu việc một dự án, công trình đã hoàn thành, được thành lập hoặc đưa vào hoạt động. Buổi lễ mang ý nghĩa của một sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động tương lai của công trình.

Đây là buổi lễ nhằm đánh dấu việc công trình được đưa vào hoạt động, đồng thời thông báo tới các đơn vị, tổ chức, xã hội liên quan cũng như khẳng định vị thế của công trình đó. Ngoài mục đích thông tin, lễ khánh thành còn đem lại ý nghĩa cầu may mắn cho mọi hoạt động sau đó được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.

2. Sự khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Thông thường, lễ khánh thành và lễ khai trương thường hay bị mọi người hiểu nhầm là một cũng bởi khung kịch bản gần giống nhau và cùng mang mục đích là để giới thiệu,mở màn cho một công trình hay một hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên hai sự kiện này lại mang hai tính chất khác nhau, qua bài viết này Sự kiện Á Châu sẽ giúp khách hàng có cái nhìn chính xác và rõ ràng nhất để phân biệt được nội dung của hai buổi lễ này.

• Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony)

_ Là sự kiện quan trọng đánh dấu khi công trình của doanh nghiệp đã hoàn thiện xong phần xây dựng, bắt đầu đi vào sử dụng. Thời điểm tổ chức lễ khánh thành thường là khi chấm dứt thi công công trình và bắt đầu đưa vào sử dụng

_ Lễ khánh thành thường gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy, khánh thành tòa nhà, khánh thành trường học, khánh thành công ty, …

• Lễ khai trương (Grand Opening) 

_ Là buổi lễ quan trọng đánh dấu khi doanh nghiệp, nhãn hàng bắt đầu kinh doanh, đi vào hoạt động. Thời điểm tổ chức lễ khai trương thường là ngày mở bán đầu tiên của cửa hàng, nhà hàng

_ Lễ khai trương bao giờ cũng gắn liền với các hoạt động buôn bán kinh doanh của doanh nghiệp và chủ cửa hàng như: Khai trương cửa hàng, khai trương showroom, khai trương nhà hàng, chi nhánh …

Đối với các công trình gắn liền với kinh doanh như: nhà máy, bệnh viên, trung tâm thương mại,… thì lễ khánh thành có thể tổ chức đồng nhất cùng lễ khai trương với đầy đủ các quy trình cơ bản. Còn đối với các công trình, dự án chỉ được xây dựng xong mà chưa hoạt động thì sẽ được tổ chức lễ khánh thành đơn thuần và lễ khai trương sẽ tổ chức sau vào ngày công trình chính thức hoạt động.

Khai trương và khánh thành đều có ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp. Do vậy chúng ta phải nắm rõ và phân biệt rõ ràng hai buổi lễ để có thể đưa ra kế hoạch tổ chức phù hợp để buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.

3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành là sự kiện đánh dấu một khởi đầu may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động tương lai của công trình được thuận lợi. Tổ chức lễ khánh thành thành công mang ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp.

• Về mặt tâm linh:

_ Đối với quan niệm “Có thờ có thiêng có kiêng có lành” của người Phương Đông, nhà cửa công trình là một phần rất quan trọng trong quá trình sinh hoạt hay kinh doanh buôn bán. _ Tổ chức lễ khánh thành mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình sẽ hoạt động suôn sẻ ” thuận buồm xuôi gió”. Buổi lễ đã trở thành nét văn hóa từ xa xưa và đều được tổ chức hầu hết ở các doanh nghiệp lớn nhỏ.

• Về mặt kinh doanh

_ Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô lớn và tạo nên sự ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

_ Sự kiện giúp chủ sở hữu, chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của cá nhân và doanh nghiệp. Đồng thời quảng cáo sản phẩm, dịch vụ đến với công chúng. Từ đó gây dựng được các mối quan hệ tốt đẹp và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

_ Việc đầu tư tổ chức bài bản, hoành tráng giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp và khẳng định vị trí của công trình đó trong lòng khách mời.

Chính bởi những ý nghĩa quan trọng đó, không ít khách hàng luôn băn khoăn làm sao để có thể tổ chức một sự kiện khánh thành thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời. Hiểu được sự băn khoăn đó, Sao Việt Media với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp nhiều năm trong nghề, mong muốn đem tới dịch vụ giúp khách hàng có thể xây dựng được một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất bắt đầu từ khâu lên ý tưởng, triển khai và kết thúc để khách hàng có được những trải nghiệm nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu cũng như đẩy mạnh hợp tác làm ăn với đối tác, khách hàng tiềm năng.

4. Kế hoạch tổ chức chương trình lễ khánh thành

Để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công, mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp thì chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết nhất. Thường các hạng mục và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước một tháng trước khi sự kiện bắt đầu.

Công việc đầu tiên cần phải làm đó là lên kế hoạch những hạng mục và trang thiết bị cần dùng cho buổi lễ rồi tiếp đến là tìm kiếm các nhà thầu cung cấp những thiết bị đó. Tiếp theo là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện.

4.1 Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Việc xác định chủ đề cũng như thông điệp qua sự kiện là một điều vô cùng quan trọng ở bất kì một sự kiện lớn nhỏ nào. Việc đưa ra ý tưởng và chủ đề cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp. Nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng. Đồng thời truyền tải được thông điệp, mong muốn của doanh nghiệp tới các khách mời tham dự.

4.2 Lên danh sách, số lượng khách mời

Cần phải tính toán cẩn thận bởi số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng tới quy mô và chất lượng của chương trình. Đặc biệt, nên xem xét, lựa chọn các khách mời, đại biểu quan trọng, có tầm ảnh hưởng sẽ giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ khánh thành. Ngoài ra, nên mời những đối tác, khách hàng tiềm năng đến tham dự để đưa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên và nhanh nhất.

Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách chu đáo, cẩn thận giúp khách mời có ấn tượng đẹp về doanh nghiệp và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

4.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cũng là một phần quan trọng, ảnh hưởng đến quy mô của sự kiện. Thường lễ khánh thành sẽ được tổ chức ngay tại nơi công trình hoàn thiện. Tuy nhiên, trong vài trường hợp lễ khánh thành sẽ được chọn ở một địa điểm gần đó để thuận lợi cho việc tổ chức.

Khi đã xác định được số lượng khách mời thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng trở nên dễ dàng hơn cho doanh nghiệp.

4.4 Lên các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về chương trình, việc tiếp theo là lên các hạng mục cần chuẩn bị và phân chia công việc để tránh tình trạng thiếu hụt khi bước vào khâu tiến hành triển khai sự kiện.

Chuẩn bị các hạng mục bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức
• Thiết kế : Sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào, …
• Chuẩn bị thiết bị, đồ dùng trong sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi và bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, tiệc teabreak, đồ uống, …
• Thi công, trang trí, cổng bóng, cổng hơi.v.v. nơi tổ chức buổi lễ
• Lựa chọn nhân sự phù hợp: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, …
• Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện. Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, đài truyền hình
• Quản lý rủi ro trong sự kiện và có phương án, biện pháp khác phục kịp thời

4.5 Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức

Cần phải hoạch toán được mức kinh phí bỏ ra để tổ chức sự kiện là bao nhiêu, sau đó lên kế hoạch tổ chức về nhân sự, các trang thiết bị cần có diễn ra trong buổi lễ.

Tính toán phân bổ ngân sách cho các hạng mục một cách hợp lý : Chi phí thiết bị, chi phí nhân sự, chi phí tiệc … và các chi phí phát sinh

4.6 Xây dựng kịch bản chương trình

Dựa vào mục đích của sự kiện và thông điệp cần truyền thông để dàn dựng kịch bản chương trình và timeline chi tiết từ giờ tổ chức đến giờ kết thúc.

Kịch bản chương trình gồm những phần chính sau:

1. Đón khách.
2. Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng.
3. Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu.
4. Đại diện phát biểu.
5. Nghi thức cắt băng khánh thành.
6. Tham quan nhà máy, công trình.
7. Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật.
8. Kết thúc buổi lễ.

5. Quy trình tổ chức lễ khánh thành

5.1. Chuẩn bị trước sự kiện

1. Xin giấy phép

Tùy thuộc vào tính chất của công trình mà tổ chức cần phải xin giấy phép của các cơ quan có thẩm quyền và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Đảm bảo buổi lễ được tiến hành thuận lợi và tránh những rắc rối liên quan đến pháp luật.

2. Trang trí lắp đặt các hạng mục

• Khu vực cổng, lối vào sự kiện: Lắp đặt cổng chào, trải thảm dọc lối đi, trang trí hoa chúc mừng, treo bandroll, standee, bàn check – in.
• Khu vực xung quanh: Treo bandroll dọc, ngang, cờ…để khách mời từ xa đến hay những đơn vị xung quanh biết rằng nơi này đang tổ chức sự kiện khánh thành.
• Khu vực sân khấu: Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp, trang trí hai bên sân khấu. Lắp đặt hệ thống báo điện, …
• Khu vực dưới sân khấu: Setup bàn ghế cho khách mời tham dự, chuẩn bị đồ uống, tiệc teabreak. Dọn dẹp các khu vực vệ sinh cho khách

3. Bố trí, đào tạo nhân sự chạy sự kiện

Bố trí nhân sự cho từng khu vực và training để tiện theo dõi và thực hiện các công việc cần thiết. Sau khi phân công xong thì tiến hành tổng duyệt trước sự kiện

5.2. Trong sự kiện

• Đón khách: Đội ngũ lễ tân với đồng phục hoặc trang phục áo dài sẽ đón khách tại cửa ra vào. Lễ tân cài hoa và hướng dẫn khách kí ghi danh. Mời khách sử dụng tiệc trà trong lúc chờ diễn ra buổi lễ và đưa khách vào vị trí chỗ ngồi phù hợp.
• Tiết mục mở màn: Các tiết mục biểu diễn mở màn nhằm ổn định chỗ ngồi và thu hút sự chú ý các khách mời. Trống hội và lân sẽ múa chào mừng tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.
• MC lên giới thiệu các đại biểu, khách mời quan trọng có mặt trong buổi lễ.
• Mời đại diện doanh nghiệp lên phát biểu mở màn cho buổi lễ.
• Nghi thức cắt băng khánh thành: Lễ tân đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu, MC mời đại diện doanh nghiệp và đại diện khách mời lên thực hiện nghi thức cắt băng, đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp. Pháo điện, pháo trang kim nổ cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
• Tham quan nhà máy: Đại diện doanh nghiệp dẫn khách tham quan nhà máy, công trình. Lân sư rồng múa cầu may.
• Văn nghệ: Biểu diễn các tiết mục văn nghệ sôi động tạo không khí cho chương trình.
• Kết thúc buổi lễ: Tiễn khách và trao quà (nếu có) cho khách mời.

5.3. Sau sự kiện

Tháo gỡ lắp đặt trang thiết bị và dọn dẹp vệ sinh cho sự kiện.